Nieuw Component: Afspraken & Reserveringen

Er is alweer nieuwe functionaliteit toegevoegd aan FormFinch en ditmaal betreft het een zeer actueel en veelzijdig component voor het registreren van afspraken en reserveringen. Daarmee bieden we ondersteuning voor het maken van het tijdslot formulier waarmee klanten en gasten volgens de COVID-19 voorschriften ontvangen kunnen worden. Maar los van Corona is dit component natuurlijk vooral bedoeld voor het maken van reguliere tijdgebonden afspraken en voor het boeken van meerdaagse reserveringen. In dit artikel beschrijven we kort deze nieuwe functionaliteit waarna met een aantal voorbeelden wordt getoond hoe dit component fraai aansluit op de praktijk.

Formulier voor afspraken met een tijdslot

Dit component past perfect op een formulier voor het maken van tijdgebonden afspraken.

Tijdgebonden afspraken vinden alleen op de afspraakdatum plaats en hebben een duidelijke van en tot tijd. Denk daarbij aan:

• De 10 minuten gesprekjes voor de ouderavond in het onderwijs
• Een online reservering voor een schoonheidsbehandeling in een beauty salon
• De huur van een tennisbaan voor een uur of een half uur

Dit zijn maar enkele voorbeelden en wie weet zie je nu al overeenkomsten met jouw situatie.

Het doel van een veld voor afspraken en reserveringen is dat jouw klanten dadelijk zelf de afspraak zullen inboeken met het formulier dat je voor ze maakt. Je hoeft daarvoor eigenlijk alleen maar de juiste beschikbare datums en openingstijden in te stellen, daarna kiezen jouw klanten zelf de tijd uit die hun het beste uitkomt. Niet alleen een prettige ervaring voor je klanten maar ook zal het jou veel tijd gaan besparen.

Als de klant een afspraak gaat reserveren zal FormFinch er ook sterk op letten dat dit er niet te veel zijn, d.w.z. dat een tijdvak niet overboekt raakt. Een tennisbaan kan immers maar één keer per tijdvak verhuurd worden. Dit voorkomt dat je klanten moet nabellen om ze te vertellen dat hun afspraak toch niet door kan gaan, wat heel vervelend is.

Voor het opgeven van de beschikbare datums en openingstijden wordt veel flexibiliteit geboden. Je kan een kleine selectie van specifieke datums opgeven, maar ook werken met een wekelijks terugkerend patroon met uiteraard ondersteuning voor afwijkende openingstijden zoals op een koopavond.

Vergeet ook niet dat in FormFinch een afspraakformulier uitgebreid kan worden met eigenlijk elke willekeurige vraag die van toepassing is. Zo kan je bij de afspraak ook vragen naar allergieën of vragen om relevante documenten alvast mee te sturen met een upload veld.

Begin direct met een template voor afspraken/reserveringen met een vast tijdslot

Het tien-minuten gesprek ouderavond

Afspraak schoonheidsbehandeling

Vergaderruimte-reservering

Bekijk alle templates

Formulier voor meerdaagse reserveringen

Werkt de component met volledige dagen i.p.v. minuten of uren dan functioneert deze als veld voor boekingen en reserveringen. Dit is van toepassing bij onder meer:

• Het aanbieden van hotelovernachtingen of campingplaatsen
• De verhuur van auto’s, machines, apparaten en gereedschap
• Inschrijven voor een evenement met beperkte capaciteit
• De kaartverkoop van een één of meerdaags festival

Het aanbieden van een reserveringsformulier met FormFinch is een interessant alternatief voor dure specialistische boekingssoftware. Jouw gasten reserveren via een online formulier met een duidelijke kalender waarin zij de beschikbaarheid zien. Dit formulier kan getoond worden in een thema naar keuze en je kan het flexibel uitbreiden met vragen die voor jou relevant zijn. Bovendien word je niet beperkt tot een aantal vaste formulieren, maar kan je eigenlijk elk willekeurig formulier toevoegen. Je eigen kamerinspectie-checklist dat gebruikt kan worden door je personeel behoort daarbij tot de mogelijkheden.

Een veld voor afspraken en reserveringen kan ook helpen met het ten volle benutten van jouw accommodatie. Wordt tijdens het invullen van de reservering opgegeven voor hoeveel personen er gereserveerd gaat worden, dan wordt de beschikbaarheid automatisch aangepast voor dat aantal. Je gasten zien meteen wanneer er dan nog een gaatje vrij is en tekenen zelf in op de vrijstaande ruimte.

Je kan ook voorkomen dat er ineens wel heel erg veel capaciteit wordt gevraagd van je bedrijf en personeel door simpelweg een minimale tijd op te geven voordat een reservering in mag gaan. Over het algemeen zijn je gasten ook tevreden met wat later inboeken en dat geeft jouw bedrijf de ruimte goed voorbereid je gasten te ontvangen.

Liever met een template voor meerdaagse reserveringen beginnen?

Campingplaats Reservering

Tickets voor Tech Days

Boekingsformulier

Bekijk alle templates

Voorbeelden van formulieren met een tijdslot

Het tien-minuten gesprek

Marieke werkt voor een basisschool en haar is gevraagd tien-minuten gesprekken te organiseren voor groep 8. Groep 8 heeft 2 leraren die verantwoordelijk zijn voor 30 leerlingen. Voor de ouderavond zijn op een aantal doordeweekse dagen tijdvakken beschikbaar tussen 18:00 en 20:00 uur. De instellingen die gebruikt worden voor het veld.

Het totaal aantal eenheden per tijdvak staat in dit praktijkvoorbeeld voor het aantal leerkrachten dat een gesprek kan voeren en niet voor het aantal personen dat op gesprek komt. Dat is op een ouderavond niet heel erg belangrijk om te weten. Wat wel belangrijk is, is dat er niet te veel gesprekken gelijktijdig worden gepland. Daarom wordt de capaciteit op twee gezet, gelijk aan het aantal leerkrachten dat gelijktijdig een gesprek kan voeren.

Bekijk template.

Een afspraak voor een schoonheidsbehandeling

Debbie is schoonheidsspecialiste en beheert haar eigen salon waarbij drie klanten gelijktijdig een schoonheidsbehandeling kunnen reserveren. De openingstijden voor de salon zijn gelijk aan de winkeltijden van het winkelcentrum waarin de beautysalon is gevestigd. Op maandag opent ze daarom later en op donderdag is het koopavond tot 21:00. De salon is ook op zaterdag geopend. Gemiddeld duurt een afspraak ongeveer een half uur en het aantal afspraken op een dag kan sterk fluctueren, de drukte is mede afhankelijk van de tijd van het jaar. Ze vindt het daarom prettig als een afspraak een aantal dagen vooraf wordt gereserveerd zodat ze tijd heeft voor het prepareren van materiaal en voldoende artikelen kan bestellen.

De instellingen die ze gebruikt voor haar afsprakenveld.

Bekijk template.

Voorbeelden van formulieren voor meerdaagse reserveringen

Verhuur van een campingplaats

Henk verhuurt van april tot november campingplaatsen van ongeveer 130m2. Op deze ruime plaatsen kunnen ongeveer 6 personen kamperen en er zijn maximaal 10 plaatsen beschikbaar.

De instellingen die hij gebruikt voor zijn reserveringsveld zijn als volgt:

De beschikbaarheid van de campingplaatsen wordt bepaald door het aantal plaatsen dat in gebruik is en niet door het aantal personen aanwezig op de camping. In het reserveringsveld wordt als eenheid aangegeven dat de reservering voor 1 campingplaats is. Natuurlijk is Henk wel geïnteresseerd in hoeveel gasten er verblijven, niet in de laatste plaats omdat hij ook verplicht is om toeristenbelasting in rekening te brengen. Hij wil graag weten hoeveel volwassenen en kinderen er verblijven en ook of er een hond wordt meegenomen. Om deze informatie alsnog te registreren voegt Henk daarom extra velden toe op het formulier alsmede een veld waarmee het type kampeermiddel wordt geregistreerd.

Bekijk template.

Technische Conferentie

Jaarlijks wordt gedurende één week in het voorjaar een conferentie over softwareontwikkeling georganiseerd: de Tech Days. In een conferentiegebouw worden in verschillende zalen door sprekers presentaties gegeven over de nieuwste technieken op softwareontwikkelingsgebied. Technici worden via reclame uitgenodigd om één of meerdere dagen langs te komen en deze presentaties bij te wonen. Belangrijk voor de veiligheid van de aanwezigen is dat de capaciteit van het conferentiegebouw niet wordt overschreden. Daarnaast is de conferentie heel erg populair en om de reservering eerlijk te laten verlopen is het max. aantal personen dat per groep naar binnen mag op 10 gezet.

De instellingen die we gebruiken voor het veld.

Bekijk template.