Verbeter je Workflow met E-mailmeldingen voor Formulierinzendingen

Ben je het zat om continu in te loggen bij je favoriete form builder om te controleren of je al inzendingen hebt ontvangen, alleen om erachter te komen dat er geen inzendingen zijn? Krijg je wel inzendingen, maar was je vergeten om in te loggen en kom je er daardoor heel laat achter? Of wil je liever direct per e-mail reageren op inzendingen? Met onze nieuwe e-mailnotificaties zijn al deze problemen verleden tijd.

Laten we aannemen dat je een bedrijf uit het MKB vertegenwoordigd of een zelfstandige bent. Om de diensten die jij levert te verbeteren wil je dat het voor mensen makkelijker wordt om contact met je op te nemen, bijvoorbeeld om vragen te stellen zoals een ondersteuningsaanvraag, een offerteaanvraag, het maken van een boeking of een afspraak. Klantcontact is een belangrijk onderdeel van een goede bedrijfsvoering en daarom ook iets waar klanten kwaliteit verwachten.

Hoewel het onderhouden van klantcontact een belangrijk onderdeel is van je bedrijfsvoering kan het echter veel tijd in beslag nemen. Daarom is het belangrijk dat deze handelingen zo efficiënt mogelijk worden uitgevoerd. Je wil immers voldoende tijd overhouden om je te kunnen richten op je core business. Zodoende is het voordelig als je een specifiek deel van je dag of week reserveert voor het afhandelen van dit soort vragen, zodat je de rest van de tijd vrij bent om je te richten op je andere taken. Aan de andere kant zijn sommige contactmomenten juist zo urgent dat ze niet op zich laten wachten.

Het is vrij gemakkelijk om je klanten de mogelijkheid te bieden om contact met je op te nemen door een form builder als FormFinch te gebruiken om zelf je eigen online formulieren te bouwen. Maar hoe zorg je ervoor dat de vragen tijdig beantwoord worden als je nooit weet wanneer ze binnenkomen?

Schakel E-mailmeldingen voor Formulierinzendingen in

Met FormFinch blijf je gemakkelijk op de hoogte van binnenkomende vragen. Wanneer je al gebruik maakt van FormFinch, en enkele formulieren gemaakt hebt, hoef je alleen nog maar de notificaties aan te zetten. Dit doe je op de volgende manier:

• Log in
• Valideer je e-mailadres (als je dat nog niet gedaan had)
• Navigeer naar de Formulier Details pagina van het formulier waarvoor je meldingen wilt ontvangen (ga naar de Formulieren pagina en klik op de naam van het formulier).
• Hier vindt je de e-mailnotificaties instellingen die je kan aanpassen naar het type melding dat jouw voorkeur geniet.

Vanaf het moment waarop jij op opslaan drukt worden er e-mailmeldingen verstuurd naar het e-mailadres dat gekoppeld is aan je FormFinch-account, wanneer er een nieuwe inzending beschikbaar is. Je kan dit testen door simpelweg je eigen gepubliceerde formulier in te vullen en op de verzendknop te drukken.

Als je nog geen FormFinch-account hebt dan zal je uiteraard eerst een account moeten maken en het formulier moeten bouwen dat jij nodig hebt.

E-mailmeldingen die passen bij elke Workflow

Er zijn verschillende manieren waarop je e-mailmeldingen kan ontvangen en deze kunnen per formulier worden ingesteld zodat ze optimaal aansluiten bij jouw workflow.

Direct vragen beantwoorden vanuit je e-mail-inbox

Als je een contactformulier, of een ondersteuningsaanvraag-formulier hebt en je wil direct per e-mail kunnen reageren op de binnenkomende vragen per e-mail; hoe makkelijk zou het dan zijn om de inzending als de inhoud van de e-mail te ontvangen, zodat je alleen nog maar op de “Beantwoorden” knop hoeft te drukken?

Wanneer je kiest voor de optie “Ja, verstuur de inzending als de e-mailinhoud”, is dit precies wat er gebeurt. Hou er echter wel rekening mee dat je een e-mailadres component op je formulier plaats zodat FormFinch het e-mailadres direct kan meesturen als antwoordadres.

Ontvang een e-mail per binnengekomen inzending

Als je direct een e-mailnotificatie wil ontvangen per binnengekomen inzending, maar niet perse de inzending als de inhoud van het bericht wil, dan kan je de instelling “Ja, wanneer ik een inzending ontvang” gebruiken. We bevelen deze instelling dan ook zeker aan wanneer de inzending privacy gevoelige informatie kan bevatten, sinds het standaard geen ingezonden informatie toevoegt.

Het is ook mogelijk om de inhoud van de inzending mee te laten sturen als e-mailbijlage. Hierbij wordt de data als Excel bestand meegestuurd op dezelfde wijze als bij het exporteren van inzendingen in de applicatie. Dit kan worden geactiveerd door de extra optie “Voeg de inzendingsdata toe als bijlage” aan te vinken

Ontvang een weekoverzicht

Heb je een formulier dat geen directe actie vereist of waarop zoveel reacties binnenkomen dat je e-mail-inbox simpelweg overstroomd dreigt te worden, maar aan de andere kant wil je niet steeds inloggen om te zien hoeveel inzendingen het zijn? Je kan er ook voor kiezen om een weekoverzicht te ontvangen met het aantal inzendingen en bezichtigingen die je formulier heeft ontvangen in de week voorafgaand aan het overzicht.

Pro Tip

Het onderwerp van de e-mail die je ontvangt is gelijk aan de eerste titel op je formulier of de formuliernaam wanneer deze geen titel bevat. Dit verbetert je workflow omdat het hierdoor een stuk makkelijker wordt om de verschillende e-mails te sorteren en filteren. Daarnaast biedt het je de mogelijkheid om via je e-mailprovider met e-mailregels bepaalde e-mails in een eigen map te stoppen gebaseerd op het onderwerp.