Tips voor het maken van een inschrijfformulier

Inschrijfformulieren zijn zeer belangrijk voor bedrijven, scholen en non-profitorganisaties. Het stelt ons in staat om deelnemers te registreren voor een evenement, potentiële kopers voor een woning te verzamelen of cursisten voor een cursus in te schrijven. Sommige inschrijfformulieren zijn zo ingeburgerd geraakt dat we ze zelfs als een ander formuliertype zijn gaan zien, denk bijvoorbeeld aan een sollicitatieformulier.

Zelf een online inschrijfformulier maken is echter niet zo eenvoudig. Gelukkig is FormFinch er voor jou zodat je snel en gemakkelijk allerlei soorten formulieren kan maken. Een online formulier gemaakt met FormFinch is direct veilig te gebruiken omdat toegang wordt gegeven via een beveiligde https verbinding. Dit werkt automatisch, evenals dat een FormFinch formulier ook automatisch mobielvriendelijk is. Het maakt dan niet meer uit of het online formulier wordt ingevuld op een computer, tablet of mobieltje, FormFinch zorgt er automatisch voor dat jouw inschrijfformulier goed toegankelijk en leesbaar is. Doordat FormFinch je deze zorgen uit handen neemt kan jij je volledig concentreren op het doel en de inhoud van het formulier.

Wat is het doel van een inschrijfformulier?

Centraal voor een inschrijfformulier geldt dat je een lijst van kandidaten, leden of deelnemers wilt vullen. De belangrijkste gegevens in deze lijst zijn in de eerste plaats contactgegevens namelijk de naam en het e-mailadres of telefoonnummer van de inzenders. Vaak zijn deze gegevens eigenlijk al voldoende, maar een inschrijfformulier kan natuurlijk ook nog om specifieke gegevens vragen zoals voor welke cursus er wordt ingeschreven. Nadat een gevulde lijst is ontstaan wordt het mogelijk om volgende stappen te gaan nemen en kan terugkoppeling naar de reageerder plaatsvinden; met andere woorden, de cursus wordt gepland en de cursist kan worden geïnformeerd wanneer de cursus plaats vindt.

Wist je dat

De woorden inschrijfformulier en inschrijvingsformulier zijn allebei correct Nederlandse woorden en synoniem van elkaar.

Aan de slag

Nu dat duidelijk is wat we met het inschrijfformulier willen bereiken, kunnen we aan de slag. Voor het maken van het inschrijfformulier hebben we een aantal tips verzameld.

In FormFinch begin je een inschrijfformulier door vanuit het dashboard of overzicht formulieren nieuw formulier te kiezen. Je kan voor het volgen van dit artikel het beste met een blanco formulier beginnen.

Liever met een inschrijfformuliertemplate beginnen?

Sollicitatieformulier

Kerklidmaatschapsregistratie

Hardloopevenement Inschrijfformulier

Bekijk alle templates

Vraag alleen om essentiële informatie

Stel zo weinig mogelijk vragen op je formulier, vraag eigenlijk alleen om de meest essentiële informatie. Vaak is bij een inschrijfformulier een naam of e-mailadres al voldoende informatie. Het aantal vragen moet beperkt blijven om te voorkomen dat iemand het invullen van het formulier voortijdig opgeeft en je daardoor geen inschrijving ontvangt. Hoe uitgebreider het formulier wordt, oftewel hoe meer vragen je stelt, hoe groter de drempel wordt om het formulier volledig in te vullen.

Geef je formulier een duidelijke titel

Begin het formulier altijd met een duidelijk titelveld zodat je publiek weet waar het formulier voor dient en aan wie ze hun persoonlijke informatie afstaan.

Het titelveld is het eerste veld op het formulier. In de formulierontwerpinterface kies je het statisch component Titel om een duidelijk titelveld te plaatsen.

Geef eventueel een toelichting maar hou het kort

Onder het titelveld is het soms gebruikelijk om een toelichtingsveld te plaatsen waarin instructies gegeven worden over het invullen van het formulier. Hou deze toelichting beperkt, het is niet de bedoeling om een volledige informatiebrochure te leveren over het onderwerp waarvoor het inschrijfformulier dient. Wil je die informatie toch plaatsen dan kan dat d.m.v. een website-link onder het toelichtingsveld met een verwijzing naar de webpagina waar deze informatie te vinden is.

Een toelichting is ook zeker niet verplicht op een inschrijfformulier. Een sollicitatieformulier bijvoorbeeld is zo’n algemeen bekend formuliertype dat een extra toelichting eigenlijk overbodig is.

Het toelichtingsveld maak je met het component Platte tekst. In de veldtekst kan je tekst opmaken met Markdown, zodat delen van de tekst cursief en vet gemaakt kunnen worden.

Stel de belangrijkste vragen als eerste

De vragen voor het verzamelen van de belangrijkste informatie op een inschrijfformulier plaats je aan het begin en maak je verplicht om te garanderen dat deze informatie goed ingevuld wordt. Dit zijn bijna altijd de essentiële contactvelden van de respondent zoals naam en e-mailadres.

Voor naam gebruik je het invoerveld Korte vraag, e-mailadres heeft een eigen invoerveldtype.

Groepeer gerelateerde vragen

Nadat de essentiële (contact) gegevens zijn verzameld kan je ook nog context specifieke vragen stellen. Groepeer deze vragen zoveel mogelijk naar onderwerp en correlatie. Het groeperen van velden kan door ze opeenvolgend te plaatsen en deze velden op dezelfde pagina te houden. Eventueel kan boven deze semantische groepering een titelveld met kleiner lettertype geplaatst worden.

Bestanden die meegezonden moeten worden bij de inschrijving zoals een curriculum vitae of een pasfoto worden ontvangen door een uploadveld te plaatsen op het formulier.

Voordat je het formulier gaat publiceren controleer eerst in het preview overzicht of je tevreden bent met het ontwerp. Zorg ervoor dat alle velden die verplicht moeten zijn als zodanig zijn aangemerkt en probeer zoveel mogelijk de tips te volgen die in dit artikel zijn gegeven. Wellicht wil je ook nog het formulierthema wijzigen zodat het meer past bij de uitstraling van jouw organisatie. Ben je tevreden met het resultaat dan publiceer je het formulier. Je gaat dan de link naar het formulier publiekelijk delen of je voegt het formulier in op jouw website met de geleverde embed code.

Inschrijvingen ontvangen

Zoals eerder gezegd is het doel van het inschrijfformulier de lijst verzamelen dat als uitgangspunt dient voor volgende stappen en waarmee terugkoppeling naar de ingeschrevenen kan worden bereikt. Deze lijst wordt in FormFinch gevormd door het inzendingenoverzicht.

In dit overzicht wordt getoond wanneer er nieuwe inzendingen zijn ontvangen, en kan je de lijst van inschrijvingen exporteren naar Excel of CSV-bestand. Wil je voordat de inschrijfdatum passeert al beginnen met het verwerken van inschrijvingen dan is het handig om te weten dat je bij een inzending een notitie kan plaatsen zodat je weet welke inschrijving al verwerkt is.

FormFinch kan je ook e-mailnotificaties voor formulierinzendingen sturen. Deze e-mail functionaliteit stelt je in staat op bij een nieuwe inschrijving een e-mail te ontvangen in jouw eigen postvak. Er zijn verschillende opties voor het versturen van de e-mailnotificatie. Je kan onder meer bij ontvangst van een inschrijving een e-mail ontvangen met de inhoud van de inschrijving waarop je direct terug kan reageren naar de inzender. Zo kan bijvoorbeeld een cursist na inschrijving direct per mail persoonlijk verwelkomd worden.

We hopen dat deze tips je helpen om zelf het perfecte inschrijfformulier te maken met FormFinch.