Afspraak/Reservering

De afspraak/reservering-component kan worden gebruikt voor het maken en ontvangen van:

• Tijdgebonden afspraken
• Meerdaagse reserveringen

Dit component biedt ondersteuning voor wekelijkse terugkerende patronen van openingstijden, met natuurlijk de keuze om afwijkende openingstijden op te geven zoals in het geval van een koopavond. Voor meerdaagse reserveringen kan seizoensgebonden beschikbaarheid worden ingesteld. Ook is er bescherming tegen overboeken waarmee je kan voorkomen dat afspraken worden ingediend op tijdvakken die al vol zijn. Deze bescherming wordt automatisch bijgesteld in reactie op invoer van de gebruiker die beschikbare datums en tijdsloten overzichtelijk en duidelijk gemarkeerd getoond krijgt. Zo wordt er optimaal gebruik gemaakt van de capaciteit en staat niks in de weg om volledig volgeboekt te raken.

Tijdgebonden Afspraken versus Meerdaagse Reserveringen

Een tijdgebonden afspraak gaat over minuten of uren en wordt op één dag en moment in het geheel afgerond.

Voorbeelden voor tijdgebonden afspraken zijn:

Bij een meerdaagse reservering worden hele dagen behandeld en zijn alleen een start- en einddatum van belang. De tijden waarop de meerdaagse reservering precies begint en eindigt zijn niet belangrijk genoeg meer dat deze bij de inzending opgeslagen moeten worden.

Voorbeelden voor meerdaagse reserveringen zijn:

• Het aanbieden van hotelovernachtingen of campingplaatsen
• De verhuur van auto’s, machines, apparaten en gereedschap
• Inschrijven voor een evenement met beperkte capaciteit
• De kaartverkoop van een één of meerdaags festival

Lees voor uitgebreidere voorbeelden van situaties waarvoor je de afspraak/reservering-component kan gebruiken ook ons blogartikel: Nieuw Component: Afspraken en Reserveringen.

Eenheden

Per inzending van een afspraak of reservering wil je natuurlijk graag weten hoeveel eenheden worden geclaimd op het tijdvak. Dit is belangrijk in de voorbereiding op een afspraak en het is noodzakelijk voor de bewaking tegen overboeken. Als het totale aantal eenheden op een tijdvak is geclaimd dan is het tijdvak vol en kunnen er geen afspraken meer geboekt worden op dat tijdvak.

Maar wat wordt bedoeld met een eenheid? Het antwoord is dat hangt af van de situatie.

Meestal slaat een eenheid op het aantal personen voor wie gereserveerd wordt of heeft het alleen maar betrekking op het totaal aantal gelijktijdige afspraken dat mogelijk is.

Iemand die machines verhuurt zal meerdere machines tegelijk per afspraak willen verhuren. Het totaal aantal beschikbare eenheden, de capaciteit, geeft dan de voorraad aan machines weer.

Een ander voorbeeld is een afspraak bij een schoonheidssalon. Daar slaat het totaal aantal eenheden eigenlijk op het aantal behandelstoelen in de salon en wordt per afspraak altijd maar één behandelstoel tegelijk gereserveerd.

Boven: Zet max. aantal eenheden per afspraak altijd op één als niet meer eenheden mogelijk zijn, zodat de invoer voor eenheden visueel verborgen wordt op het formulier.

Het totaal aantal eenheden, de capaciteit heeft in het geval van een afspraak voor een schoonheidsbehandeling betrekking op het totaal aantal behandelstoelen dat gelijktijdig in gebruik genomen kan worden. Staan er drie stoelen in de salon dan zet het totaal, de capaciteit ook op drie. Dit is belangrijk om de bewaking tegen overboeken correct te laten werken.

Bewaking tegen overboeken

Met dit component worden tijdvakken gedefinieerd en aangeboden op een formulier zodat hierop afspraken en reserveringen geboekt kunnen worden. Er wordt door FormFinch ook bewaakt dat het tijdvak niet overboekt zal raken m.a.w. dat niet te veel afspraken of reserveringen verzonden kunnen worden. Met een ingezonden afspraak worden één of meer eenheden op een tijdvak geclaimd. Als het totale aantal eenheden op een tijdvak is geclaimd dan is het tijdvak vol en kunnen er geen afspraken meer geboekt worden op dat tijdvak.

Om bescherming tegen overboeken te activeren moet je in het veldontwerp opgeven hoeveel eenheden er maximaal per afspraak ingevoerd mogen worden en hoeveel eenheden er in totaal over alle afspraken heen aan capaciteit beschikbaar zijn per tijdvak.

Boven: Bewaking tegen overboeken wordt zolang dit mogelijk is tijdens invullen op het formulier uitgevoerd, maar bewaking tegen overboeken wordt alleen afgedwongen gedurende verzenden van de inzending.

Als de invuller het formulier heeft geopend dan wordt op gebruikersvriendelijke wijze getoond of het tijdvak nog beschikbaar is. De beschikbaarheid wordt dynamisch bijgesteld aan de hand van het aantal eenheden dat ingevoerd wordt op het formulier. Als het erg druk is dan kan het voorkomen dat aan meerdere mensen gelijktijdig wordt getoond dat een tijdvak nog beschikbaar is, immers geen van deze personen heeft daadwerkelijk al een afspraak gemaakt. Tijdens verzenden wordt definitief gecontroleerd of het tijdvak niet alsnog is volgeboekt. Als een inzending wordt geaccepteerd dan kan de aanvrager ervan uitgaan dat het tijdvak beschikbaar was en dat de afspraak definitief is geaccepteerd. Lukt het boeken van de afspraak niet meer, omdat tijdens het invullen van het formulier het tijdvak is volgeboekt, dan wordt dit ook getoond aan de inzender.

Tip: Als je verwacht dat een afspraak of reservering extreem populair gaat zijn en er is slechts beperkte capaciteit, voorkom dan frustratie bij je klanten en voeg een waarschuwing toe aan het formulier. Je kunt de component 'Platte tekst' gebruiken om deze waarschuwing aan het begin van je formulier toe te voegen.

Inzendingsdata

Aangezien inzendingsdata wordt gebruikt om te bepalen welke datums/tijdstippen nog beschikbaar zijn bij een reservering is het belangrijk deze nooit zomaar te verwijderen.

Let op: Verwijder nooit zomaar inzendingen voor afspraken/reserveringen die nog plaats moeten vinden omdat FormFinch deze data gebruikt om de beschikbaarheid te bepalen.

Dit geldt omgekeerd niet voor:

• Afspraken/ reserveringen die reeds plaats hebben gevonden
• Annuleringen

Daarnaast zijn er nog enkele speciale gevallen met betrekking tot inzendingen waar je mee te maken kan krijgen.

Annuleren van een afspraak of reservering

De bewaking tegen overboeken kijkt alleen naar de ontvangen inzendingen om te bepalen of dagen en tijdvakken nog beschikbaar zijn. Wordt een afspraak geannuleerd, dan is het raadzaam om de inzending te verwijderen zodat de ingenomen capaciteit weer wordt vrijgegeven.

Alleen het verwijderen van een inzending geeft de ingenomen capaciteit van een afspraak of reservering weer vrij zodat deze capaciteit ook weer beschikbaar is voor nieuwe inzendingen.

Het verwijderen van inzendingen is alleen nodig voor het vrijgeven van capaciteit als de afspraak geannuleerd wordt. Als de afspraak al heeft plaatsgevonden dan is de capaciteit al automatisch vrijgegeven. Het is niet nodig om oude afspraken en reserveringen die al hebben plaatsgevonden te verwijderen om capaciteit vrij te geven. Wel is het raadzaam om periodiek oude inzendingen te verwijderen om de lijst van inzendingen overzichtelijk te houden. U kunt eventueel deze inzendingen eerst downloaden voor een archief.

Aanpassingen van het formulierontwerp

Zolang je niets wijzigt aan de afspraak/reservering-component zelf hebben wijzigingen aan andere componenten geen effect op de manier waarop FormFinch de beschikbaarheid berekend. Ook onderdelen zoals het formulierthema en/of de oriëntatie kan je probleemloos wijzigen.

Wijzigen beschikbaarheid n.a.v. telefonische afspraken en reserveringen

In de praktijk komt het voor dat een klant niet het online formulier gebruikt, maar in plaats daarvan belt om een afspraak te maken. Afspraken die op deze wijze worden geplaatst claimen ook capaciteit en daarmee kan het online formulier natuurlijk niet zomaar rekening houden in de bewaking tegen het overboeken van een tijdslot. Je moet in deze situatie dan zelf voorbereidingen treffen om alsnog de bewaking tegen overboeken vloeiend te laten verlopen.

Als afspraken of reserveringen incidenteel telefonisch worden ingeschoten, overweeg dan zelf het formulier in te vullen voor de klant. Is het structureel dat afspraken en reserveringen telefonisch worden geboekt, dan kan je het beste een passend deel van de capaciteit reserveren voor telefonische boekingen en dit aftrekken van de capaciteit ingevoerd op het formulier.

Dynamische presentatie

Dit component wordt op het formulier gepresenteerd als een samengesteld geheel van een aantal samenwerkende subvelden. Welke subvelden getoond worden, is afhankelijk van instellingen in de componenteigenschappen.

In de uitgangssituatie wordt een invoerveld getoond voor het aantal eenheden dat de afspraak/reservering zal claimen. Als het aantal eenheden per afspraak altijd één is, en nooit zal wijzigen, dan wordt het invoerveld voor eenheden ook niet meer getoond.

Ook de andere subvelden zijn onderhevig aan deze werking. Het datum-selectieveld voor de afspraakdatum wordt ook niet getoond als er maar één specifieke datum mogelijk is waarop de afspraak kan plaatsvinden.

Eigenschappen

Datum waarden voor bijvoorbeeld het opgeven van feestdagen of seizoensgebonden beschikbaarheid worden in de eigenschappen ingevoerd als dag-maand combinaties i.p.v. volledige datums inclusief jaartal. Dit heeft als voordeel dat niet ieder jaar opnieuw een volledig nieuw formulier gemaakt moet worden. Daarentegen wordt het boeken daardoor wel gelimiteerd tot maximaal 1 jaar vooruit in de toekomst, om het gamen van beschikbaarheid tegen te gaan.

Afspraken en reserveringen kunnen tot maximaal 1 jaar vooruit geboekt worden.

Label van eenheid

De labeltekst behorend bij de invoer voor eenheden. Stel hier een vraag gericht op het type eenheid, vraag bijvoorbeeld naar het aantal personen waarvoor de reservering wordt geboekt.

Max. aantal eenheden per afspraak

Het aantal eenheden dat maximaal per afspraak geclaimd kan worden. Het is niet ongebruikelijk dat deze waarde één is. In een tien-minuten gesprek bijvoorbeeld wordt één tijdslot per afspraak geclaimd. Probeer deze eigenschap altijd een waarde te geven omdat deze ook gebruikt wordt in de bewaking tegen overboeken.

Tijdvak

De waarde van deze eigenschap bepaalt of met het veld een tijdgebonden afspraak wordt ingevoerd of een meerdaagse reservering wordt geboekt. De mogelijke keuzes zijn: Minuten, Uren of Dagen.

De keuzes voor Minuten en Uren leiden ertoe dat met het veld een tijdgebonden afspraak wordt ingevoerd. De keuze voor Dagen geeft aan dat het veld gebruikt wordt voor meerdaagse reserveringen.

Eigenschappen van tijdgebonden afspraken

Label van afspraak-/ reserveringsdatum

De labeltekst van het datum-selectieveld voor de datum waarop de afspraak behoort plaats te vinden.

Label van tijdvak

De labeltekst van de drop-down met daarin getoond de tijdvakken. De standaardtekst is van-tot omdat de tijdvakken getoond worden met de van-tot tijd in 24-uurs formaat bijv.: 09:00-09:10.

Aantal minuten/uren per tijdvak

Het aantal minuten of uren per tijdvak.

Voorbeeld:

• Staat de eigenschap op 10 minuten dan is een geldig tijdvak: 09:00-09:10.
• Staat de eigenschap op 2 uur dan is een geldig tijdvak: 09:00-11:00.

Eigenschappen van meerdaagse reserveringen

Label van start-/reserveringsdatum

De labeltekst van het datum-selectieveld voor de startdatum van de reservering.

Label van einddatum

De labeltekst van het datum-selectieveld voor de einddatum van de reservering. Als de einddatum niet kan worden geselecteerd is maar berekend wordt dan wordt deze tekst ook gebruikt voor het alleen-lezen tekstveld waarin de einddatum wordt getoond.

Einddatum omvat de volledige laatste dag

Deze eigenschap stuurt een paar punten in het gedrag van het reserveringsveld, waarin het verschil tussen verschillende typen meerdaagse reserveringen wordt gemaakt.

Als deze eigenschap uit staat dan komt het veld overeen met meerdaagse reserveringen zoals bij hotelboekingen of de verhuur van campingplaatsen. Voor deze reserveringen wordt met de einddatum aangegeven wanneer er wordt uitgecheckt. Uitchecken gebeurt vroeg in de ochtend zodat een hotelkamer weer gereed gemaakt kan worden gemaakt voor de volgende gasten die diezelfde dag nog aankomen. De einddatum moet daarom niet meegenomen worden in de bescherming tegen overboeken omdat de gasten die vertrekken ook niet meer meetellen in de capaciteit.

Het tegenovergestelde is van toepassing wanneer er bijvoorbeeld machines worden verhuurd. De verhuur gaat over gehele dagen en retourneren van de machines gebeurt aan het eind van de dag. De einddatum moet dan wel gebruikt worden in de bewaking tegen overboeken. Machines kunnen ook dezelfde dag van verhuur nog geretourneerd worden. De start- en einddatum mogen daarom op dezelfde dag liggen in tegenstelling tot een hotelboeking waarop altijd één overnachting plaatsvindt.

Aantal dagen per tijdvak

Geef op hoeveel dagen de einddatum altijd na de startdatum zal volgen. Wordt een waarde ingevuld dan zal de einddatum niet meer vrij te kiezen zijn maar alleen nog maar getoond worden als een alleen-lezen tekstveld met de waarde die volgt uit de keuze van de startdatum.

Algemene tijdvak eigenschappen

Totaal aantal eenheden per tijdvak (capaciteit)

Het totaal aantal eenheden dat gelijktijdig over alle afspraken of reserveringen geclaimd kan worden. Er moet een waarde opgegeven worden voor deze eigenschap om de bewaking tegen overboeken te activeren.

Min. tijd vooraf tussen het indienen van het formulier en de reservering

Het aantal minuten, uren, of dagen verschil tussen het indienen van het formulier en het tijdstip van de afspraak of reservering. Als een aantal dagen wordt opgegeven dan heeft dat alleen effect op het datum selectieveld, de actuele tijd wordt dan verder buiten beschouwing gelaten, d.w.z. bij min. 1 dag vooraf wordt een afspraak ingediend om 17:00 uur voor de volgende dag om 09:00 uur geaccepteerd. Gebruik als alternatief 24 uren om wel een dag verschil af te dwingen waarbij de actuele tijd ook wordt meegenomen in de bepaling.

Beschikbaarheid

Met de beschikbaarheidseigenschappen wordt geconfigureerd op welke dagen en tijdstippen afspraken en reserveringen mogelijk zijn. Er kan een wekelijks terugkerend patroon worden opgegeven met uitzonderingsdatums voor feestdagen of geheel omgekeerd een beschikbaarheid die alleen op specifieke datums geldt.

Bij meerdaagse reserveringen wordt bij een vrij selecteerbare start- en einddatum ook voor alle tussenliggende dagen gecontroleerd dat deze beschikbaar zijn.

• Elke Dag
• Elke dag betekent dat een afspraak of reservering normaal gesproken op elke dag van het jaar geboekt kan worden. Alle datums zijn altijd vrij te kiezen, tenzij er sluitingsdagen zoals feestdagen of seizoensgebonden beschikbaarheid is opgegeven.
• Werkdagen
• Alleen de doordeweekse werkdagen maandag t/m vrijdag zijn beschikbaar in een datum-selectieveld.
• Weekenden
• Alleen de dagen in het weekend zaterdag en zondag zijn beschikbaar in de datum-selectievelden.
• Selectieve dagen
• De selectieve dagen die beschikbaar zijn in de datum-selectievelden worden opgegeven in de lijst Beschikbare dagen. Dit is handig voor een éénmalig gebeurtenis die op kleine selectie van datums plaatsvindt. Voorkom dat een erg lange lijst met datums wordt ingevuld om niet het doel van deze eigenschap voorbij te schieten.
• Aangepast
• Een aangepast wekelijks terugkerend patroon wordt geconfigureerd. Een vrije selectie van dagen kan worden opgegeven waarin per dag in de week wordt opgegeven of deze beschikbaar is in een datum-selectieveld. Bij tijdgebonden afspraken kan daarnaast ook nog eens per dag afwijkende openingstijden (van-tot) worden opgegeven zoals bij een koopavond.
• Van-Tot
• Staat voor de beschikbare tijden op een dag waarop een tijdgebonden afspraak gereserveerd kan worden, m.a.w. de openingstijden. Tijdvakken voor afspraken worden automatisch gegenereerd binnen de van-tot tijd.
• Behalve tussen (bijv. lunchpauze)
• Tijdvakken voor afspraken worden gegenereerd tussen de van-tot tijd. Met behalve tussen kan een pauze worden opgegeven waarin geen tijdvakken voor afspraken zal liggen. Het volgende tijdvak begint op de tijd dat de pauze eindigt.
• Van-t/m
• Voor meerdaagse reserveringen kan een seizoensgebonden beschikbaarheid worden opgegeven. Denk daarbij als voorbeeld aan een camping die alleen van april t/m oktober geopend is. Datums die buiten het seizoen vallen zijn niet beschikbaar in een datum-selectieveld.
• Gesloten op (bijv. feestdagen)
• Op de geconfigureerde wekelijks terugkerende beschikbaarheid kunnen sluitingsdatums opgegeven worden zoals bij feestdagen. Datums opgegeven in deze lijst zijn niet beschikbaar in een datum-selectieveld.